В съвременния динамичен бизнес свят ефективното управление на човешките ресурси е ключов фактор за успеха на всяка организация. Традиционните методи за администриране на персонала, обработка на заплатите и анализ на работната сила често са времеемки и податливи на грешки. Тук на помощ идват софтуерните системи за управление на човешките ресурси, които автоматизират и оптимизират тези процеси. HR софтуерните решения предлагат редица предимства – от подобряване на точността при изчисляването на заплатите до повишаване на ефективността в управлението на кадри. Те позволяват на компаниите да съхраняват и анализират различни данни за служителите, да следят тяхното представяне и да планират бъдещите си ресурси с по-голяма прецизност. В тази статия ще разгледаме как те подпомагат управлението на работната сила и заплащането, какви са техните основни функционалности и как спомагат за цялостното оптимизиране на процесите в компанията.
Най-краткият отговор на този въпрос е: Всички. Всеки административен процес се свързва с редица отговорни задачи, които често са времеемки. В сферата на човешките ресурси се включва и боравене с голям брой документи, различни по вид и предназначение. Без значение дали става въпрос за наемане на нови служители, сключване на договори, следене на използвани платени отпуски, изчисляване на възнаграждения, използване на различни по вид придобивки, обучения, командировки и много други.
Спокойно можем да заключим, че управлението на човешкия капитал включва няколко основни сфери, които пък от своя страна детайлно се разделят на различни дейности. В най-общия смисъл се борави с всякаква информация относно служителите и техните правоотношения. Но тъй като количеството на данните е много голямо, ръчната работа се превръща в истинско предизвикателство. Представете си само тоновете папки, класьори, декларации, анекси, таблици и тем подобни.
Сред най-важните функции на системите за управлението на ЧР е централизацията на всички тези данни, за да бъдат те ясно структурирани и лесно достъпни. Папките и класьорите са заменени с табове и прозорци в системата, които дават възможност за търсене на конкретна информация – лични данни, трудов стаж, квалификации, обучения и други. Това не само улеснява достъпа до информацията, но и гарантира нейната точност и актуалност.
HR софтуерите автоматизират процеса на подбор на персонал, като позволяват публикуване на обяви, управление на кандидатурите и проследяване на кандидатите. Освен това, те подпомагат интеграцията на новите служители, като предлагат дигитализирани процедури за обучение и адаптация. Въвеждащата информация се попълва дигитално и е достъпна до всички страни по всяко време, а за максимално улеснение документите, съпътстващи началото на трудовото отношение могат да се подпишат електронно. Това не само спестява време, но и гарантира, че всички стъпки в процеса са правилно изпълнени.
Този вид платформи предлагат модули за управление на обученията, сертификациите и развитието на компетенциите. Те дават възможност за създаване на персонализирани обучителни програми, проследяване на напредъка и анализ на резултатите. Развитието на персонала е от ключово значение за подобряването на ефективността и продуктивността в компанията. Самите обучения също могат да се извършват дигитално, като се предоставят различни ресурси, а след това се преминат и необходимите тестове за завършването на програмите. Това може лесно да се документира и съхранява в ЧР софтуера, за да могат специалистите по всяко време да проверят допълнителните квалификации на колегите си, които биха били от полза при стартирането на нови проекти. Съответно при стартирането на следващи обучения бързо се прави справка кой служител не е преминал подобна програма.
Всяка съвременна компания предлага различни придобивки на служителите си, сред които служебни телефони, компютри, автомобили, ваучери за храна, карти за фитнес и други. Разбира се, не всеки е длъжен да използва всичко, което му се предлага. Затова е важно тази информация да се актуализира и да бъде лесно проследима. Управлението на служебните разходи също може лесно да бъде оптимизирано чрез електронна система, тъй като тя дава възможността да се подават заявки, да се изчисляват командировъчни и други.
Целеполагането и оценяването на служителите са приложими във все по-голяма част от компаниите, като всяка от тях има собствени изисквания и критерии. HR софтуерите предлагат гъвкав процес по оценяване, за да може всеки работодател да приложи личната си политика, като въведе цели за необходимите периоди, критерии на оценяване, възможност за коментар от страна на служителя и други важни детайли. Този процес е двустранен, затова е и необходимо да се осигури достъп на служителя, който да е наясно с поставените му цели и оценки. За максимално улеснение на ръководството, електронните системи позволяват генерирането на справки, в които мениджърите да следят резултатите на служителите си.
С помощта на вградените аналитични инструменти дигиталните платформи позволяват на компаниите да анализират тенденции в наемането, текучеството, ангажираността на служителите и други ключови фактори. Това подпомага вземането на стратегически решения и предвиждането на бъдещи нужди от персонал. Те могат да предоставят персонализирани препоръки за обучение и кариерно развитие, като се основават на анализи на индивидуалното представяне и потенциал на всеки служител.
Темата за възнагражденията е доста обширна, затова ѝ отредихме отделно място, в което да я разгледаме по-детайлно. Въпреки това тук ще обърнем внимание на някои от най-ключовите фактори. Системите за управление на човешките ресурси автоматизират изчисленията на заплатите, бонусите, данъците и социалните осигуровки. Това значително намалява грешките и осигурява точност и прозрачност в заплащането. Те запазват цялата история на промените във възнаграждението, получените бонуси и дават възможност за добавяне на допълнителна информация към тях. Историческите записи не подлежат на корекция и служат като справка в случаи, в които служителят иска да сравни стартовото и настоящото си възнаграждение. Така ако работникът Х, който работи от 10 години в организацията, твърди, че през последните 3 години не е имало промяна в заплатата му, може самостоятелно да достъпи профила си в системата и да провери дали това е вярно.
Нека не забравяме, че работната заплата е пряко обвързана с отпуските и болничните, използвани през месеца. Тук от голяма полза е възможната интеграция между различни модули или системи. Ако например в компанията се използва вътрешно разработен софтуер за управление на отсъствия, то той може да бъде интегриран в HR системата и да подава необходимата информация към потребителските профили. Разбира се всички необходими справки могат директно да се подават и към ТРЗ софтуер, ако в организацията се използва такъв.
Практиката ни в PROFILE.GURU показва, че все пак е добре да се използват различни специализирани системи, които да имат синхронизация помежду си, но всяка да извършва конкретни операции. Така например в HR системата се запазват записите, касаещи възнагражденията - историческата справка, прикачените фишове, ако има такава необходимост, но изчисляването на месечната заплата и действията по превеждането ѝ се случват в отделен специализиран пейрол софтуер. Опитът ни през годините сочи, че този процес е най-добре да бъде самостоятелен, като немалка част от компаниите използват и външен пейрол.
В този смисъл системата от типа на PROFILE.GURU улеснява достъпа до информация на служителите, които могат по всяко време да проверят промяната във възнаграждението си. От страна на администриращите лица отпада нуждата от ръчни операции, таблици и водене на отделни справки, тъй като само с няколко клика могат да изведат необходимата информация за цялата компания, конкретен отдел, период, позиция и други.
Системите за управление на човешките ресурси играят ключова роля в модерния бизнес, като оптимизират процесите, увеличават ефективността и намаляват административната тежест върху HR отделите. Чрез интегрирането на различни функции в една цялостна платформа, те подпомагат развитието на организациите и подобряват удовлетвореността на служителите. Инвестицията в подходящ HR софтуер може да донесе значителни ползи, както в краткосрочен, така и в дългосрочен план, като по този начин се гарантира по-голяма прецизност и прозрачност на данните.
PROFILE.GURU е съвременна и удобна система за управление на човешките ресурси и електронното трудово досие. В платформата е покрит целият необходим обхват, включително профили, организационна структура и щатно разписание, обучения, знания, управление на представянето, активи, придобивки и много други. Покрити са и всички изисквания на Наредбата по отношение на начина на съхранение и достъп до документите в трудовото досие. PROFILE.GURU дава възможност и за директно генериране на документи по шаблон и автоматичното им изпращане за електронно подписване чрез интеграция с DigiSign. PROFILE.GURU също така се интегрира безпроблемно със системата за управление на отпуските TIMEOFF.GURU, както и със система за управление на графици и отчитане на отработеното време TIMEON.GURU.