Трудовата книжка - този малък хартиен документ с голямо значение за професионалния път на всеки български работник, е на път да остане в миналото. След десетилетия вярна служба като доказателство за трудов стаж, длъжности и обезщетения, тя ще бъде дигитализирана. От 1 юни 2025 г. в България се въвежда Единния електронен трудов запис - т.нар. електронна трудова книжка.
Промяната не е просто техническа. Тя отразява стремежа към по-модерна, по-ефективна и по-прозрачна система на трудовите отношения. Вместо ръчно попълване, загубени страници и редене по гишета, данните за трудовата дейност ще се съхраняват сигурно в централен електронен регистър, достъпен както за работниците, така и за работодателите.
Какво ще включва новата електронна книжка? Какви са сроковете, задълженията и правата на всички страни? И какви предизвикателства ни очакват? В следващите редове ще разгледаме всичко, което знаем до момента за тази важна реформа.
Електронната трудова книжка, официално наречена Единен електронен трудов запис (ЕЕТЗ), е цифрова алтернатива на досегашната хартиена трудова книжка. Тя събира и съхранява в електронен вид всички обстоятелства, свързани с трудовата дейност на един работник или служител - от първия подписан договор до последния ден на трудовото правоотношение.
За разлика от хартиения ѝ предшественик, ЕЕТЗ не е физически носител, а електронен регистър, поддържан от Националната агенция за приходите. Това означава, че всички записи ще се въвеждат, съхраняват и преглеждат онлайн, през защитен информационен портал.
В електронната трудова книжка ще се съдържа пълната история на трудовото правоотношение на лицето, включително:
Важен елемент на системата е, че всеки работещ ще има достъп до своята електронна трудова книжка по всяко време чрез персонален профил в портала на НАП. Така се избягват ситуации с изгубени или непопълнени книжки, както и недоразумения при пенсиониране или смяна на работодател.
Въвеждането на електронната трудова книжка в България е регламентирано чрез изменения в Кодекса на труда и се реализира поетапно, с ясни срокове и конкретни отговорности за работодателите. Основната цел на този подход е да се осигури достатъчно време за техническа и административна подготовка, както и за плавно преминаване от хартиен към електронен формат.
Първият важен етап от реформата е подготвителният период, който продължава до 1 юни 2025 г. До тази дата работодателите трябва да подготвят прехода от хартиената трудова книжка към Единния електронен трудов запис, като приключат всички текущи задължения по попълването на хартиените книжки.
От 1 юни 2025 г. хартиената трудова книжка престава да бъде използвана за нови трудови правоотношения. Всички нововъзникнали трудови договори след тази дата се вписват само в електронния регистър. Издаването и попълването на хартиени трудови книжки за тези случаи вече не е допустимо.
В периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите имат задължение да оформят и върнат хартиените трудови книжки на своите служители, но само по отношение на трудовите правоотношения, които са възникнали преди 1 юни 2025 г.
В срок до 1 юни 2026 г. работодателите следва да нанесат в хартиената трудова книжка продължителността на трудовия стаж към 1 юни 2025 г., като този стаж трябва да бъде изписан както с цифри, така и с думи, да се подпише от главния счетоводител и работодателя, и да се поставят съответните печати - по реда, действащ досега.
След 1 юни 2026 г. електронният трудов запис ще обхване и служебните правоотношения по Закона за държавния служител. От този момент нататък, ЕЕТЗ ще бъде единственият официален източник на информация за трудовия стаж и промените в трудовите отношения. Хартиените книжки ще запазят архивна стойност, но няма да се използват за нови вписвания. Всички справки и удостоверения ще се извършват чрез достъп до електронния регистър, администриран от Националната агенция за приходите.
Въвеждането на електронната трудова книжка носи съществени промени и за двете основни страни в трудовото правоотношение - работника и работодателя. Макар и насочена предимно към опростяване на процесите, новата система изисква промяна на навици, адаптиране към нови отговорности и разбиране на нови механизми на взаимодействие.
За работниците и служителите промяната е преди всичко в начина, по който се съхранява и достъпва информацията за тяхната трудова дейност. Отпада нуждата от физическо носене, представяне или пазене на хартиена трудова книжка - документ, който често бива изгубван, увреждан или дори непопълван коректно. Вместо това, данните за стаж, длъжности, отпуски и прекратени правоотношения ще бъдат централизирано записвани в електронен регистър, до който всеки работник ще има личен достъп.
Този достъп до актуални и архивирани данни ще даде на служителите възможност да следят в реално време коректността на подадената от работодателя информация, една важна крачка към по-голяма прозрачност. Освен това значително ще се улесни процесът по кандидатстване за нова работа, отпуск, социални помощи или пенсия, тъй като няма да е необходимо предоставяне на оригинали или заверени копия на хартиени книжки. Всички институции, които имат право на достъп до тези данни, ще могат да извличат нужната информация директно от системата.
От страна на работодателите промените са по-осезаеми в организационен и административен план. Важен аспект на отговорността на работодателя е и плавното прехвърляне на данните от старите хартиени трудови книжки в електронния регистър. Това не е механично пренасяне на информация, а процес, който изисква внимание към детайла - особено при по-дългогодишни служители с множество промени в длъжности, договори или прекъсвания.
Промяната засяга и взаимоотношенията между работодатели и институции. След преминаването към електронен формат комуникацията между компаниите и НАП ще стане по-интензивна и постоянна, тъй като всяка промяна в трудовия статус трябва да се отразява своевременно в системата. Това означава, че изискванията към прецизност и навременност на документацията нарастват. Въпреки това, много работодатели приветстват реформата, тъй като са на мнение, че тя ще спести време, физическо съхранение на документи, риск от грешки при ръчно попълване, а в дългосрочен план - и разходи.
Въпреки ясната законова рамка и заявената цел за улеснение, въвеждането на електронната трудова книжка крие и някои практически предизвикателства, особено в началния етап от прилагането ѝ. Реалната трансформация на трудовите досиета - от хартиен към дигитален формат, изисква не само технически решения, но и организационна зрялост, готовност за промяна и висока степен на съгласуваност между институции, работодатели и работници.
Един от основните проблеми, които вече се обсъждат в професионалните среди, е свързан с пълнотата и точността на прехвърляната информация от хартиените трудови книжки към електронния регистър. При много служители, особено тези с дългогодишен стаж или преминавали през различни трудови правоотношения, е възможно да липсват или да са неясно формулирани определени обстоятелства като липса на вписан стаж при временна работа, грешки в наименования на длъжности или неправилно подадени прекратявания на договори. Това поражда въпрос: чия е отговорността за проверка, корекция и доказване на верността на информацията - на работодателя, на служителя, или и на двамата?
Освен това, не всички компании към момента разполагат с подготвен персонал за ефективна работа с новата система. Макар че НАП и Министерството на труда ще осигурят достъп до онлайн платформа, работодателите ще трябва да интегрират вътрешните си процеси по управление на човешки ресурси с тази среда, което може да наложи инвестиции в софтуер, обучение или преструктуриране на отговорностите в администрацията. Тук особено значение добиват системите за електронно трудово досие, които предоставят по-пълен, структуриран и автоматизиран подход към съхранението и управлението на трудовата документация. Използването на система като PROFILE.GURU може значително да улесни преминаването към ЕЕТЗ, като намали риска от пропуски, дублиране на данни и административно натоварване.
Друг въпрос, който остава частично отворен, е как ще се осигури лесна навигация за хора с по-ниска дигитална грамотност. За част от работещите, особено в малки населени места или възрастни служители, това може да се окаже съществено затруднение. Затова би било важно да се предвидят и информационни кампании и техническа подкрепа, за да не се създаде дигитално неравенство между групите на пазара на труда.
Разбира се въпреки високите очаквания, електронната трудова книжка няма да реши автоматично всички проблеми, свързани с некоректното отчитане на трудов стаж, закъснения в подаване на информация или липса на достъп до документи. Тя обаче предоставя основа, върху която може да се надгражда, особено ако бъде съчетана с пълноценно електронно трудово досие, включващо не само записи за трудовите договори, но и декларации, заповеди, оценки на изпълнение и други важни документи от професионалната история на служителя.
Всяка промяна, дори най-практичната, носи със себе си нещо символично. С края на хартиената трудова книжка затваряме един дълъг етап от трудовата история на България - време, в което стажът се доказваше с печати, мастило и ръкопис. Сега навлизаме в нова епоха, където данните ще говорят вместо документите. Въпросът не е дали сме готови, а как ще използваме тази промяна - за по-голяма яснота, доверие и професионално развитие, или просто като още една система, към която да се нагодим.
PROFILE.GURU е съвременна и удобна система за управление на човешките ресурси и електронното трудово досие. В платформата е покрит целият необходим обхват, включително профили, организационна структура и щатно разписание, обучения, знания, управление на представянето, активи, придобивки и много други. Покрити са и всички изисквания на Наредбата по отношение на начина на съхранение и достъп до документите в трудовото досие. PROFILE.GURU дава възможност и за директно генериране на документи по шаблон и автоматичното им изпращане за електронно подписване чрез интеграция с DigiSign. PROFILE.GURU също така се интегрира безпроблемно със системата за управление на отпуските TIMEOFF.GURU, както и със система за управление на графици и отчитане на отработеното време TIMEON.GURU.