Електронното трудово досие е сред актуалните теми за професионалистите в сферата на управлението на човешките ресурси. В постоянният процес на търсене на оптимизации и на по-ефективен начин за работа, организациите неизбежно се стремят да намерят начин да управляват електронно всички документи, включително и тези, свързани със служителите.
Внедряването на електронна система за управление на трудово досие може да ускори голяма част от процесите, както и да подобри значително преживяването на служителите, но същевременно трябва да сме наясно за предизвикателствата които могат да съпътстват един такъв проект:
Преди да се предприеме стъпката за внедряване на софтуер за електронно управление на трудовите досиета, трябва хората, ангажирани с управлението на човешките ресурси, да дефинират ясно какви нужди имат и какви резултати очакват от внедряване на подобна система в организацията. В статията ни Защо и кога е нужен софтуер за управление на човешките ресурси в една организация? сме дали няколко кратки насоки по темата. Едва след като за изяснени и описани нуждите, следва да се премине към преглед на възможните решения на пазара. Сред критериите избор на доставчик, може би най-същественият е наличие на съвместимост с нормативните изисквания към подобни системи. Важни други критерий са удобството на работа, бързина на внедряване, възможности за автоматичен импорт на данни, генериране на документи по шаблон, и електронно подписване.
Времето за внедряване е основен фактор, който може да повлияе върху усещането на успех при проекти за електронно трудово досие. Дори и най-добрата система се нужда от множество настройки, както и първоначален трансфер (импорт). В тези случаи съдействието на екипа от страна на клиента е незаменимо. От опита ни в множество внедрявания можем смело да твърдим, че колкото повече фокус се постави за предоставянето на коректни входящи данни, толкова по-кратко е времето за цялостното внедряване.
В съвременният ИТ пейзаж, много рядко една система оперира сама за себе си. Това се отнася с особена сила за системите за управление на човешките ресурси, които се явяват първоизточник на данните за всеки един служители. Затова е изключително важно системата за управление на електронните трудови досиета да може да се интегрира лесно с всички други софтуери в организацията. PROFILE.GURU разполага с специално създаден програмен интерфейс (API), чрез който могат да се прави синхронизация с други системи. Така няма да има нужда една и съща информация да се въвежда ръчно на няколко места и още по-важно – така се избягват множество грешки при данните.
Обучението е важна стъпка за успешно внедряване и използване на подобна система в организацията. Важно е да се обяснят целите и ползите от преминаването към електронно трудово досие, както и какви ще са предимствата за всеки служител. Не пропускайте да споделите, че след внедряването на системата колегите ви ще имат индивидуален достъп до своите данни и документи. Самото обучение следва да включва подробно описание на основните възможности на платформата. В някой случаи може да се предостави тестова среда, която служителите от HR екипа могат да тестват и да опресняват знанията си.
Каквото и решение да ползвате, от съществено значение е нивото на поддръжка, на което можете да разчитате. Дори и при работа с най-добрата (за вас) система може да възникнат въпроси и проблеми, за решаването на които трябва да можете да разчитате на доставчика за навременен отговор и съдействие. Ако не разполагате с партньор, на който можете да се доверите във всяка една ситуация, може внедряването и ползването на системата за управление на електронно трудово досие да бъде по-скоро предизвикателство, отколкото да носи някаква ползва на организацията.
Друго предизвикателство, което може да се появи при внедряването, е импортирането (зареждането) на данните и информацията за служителите. Споменахме по-горе, че коректните данни обуславят гладкото протичане на процеса по внедряваме. Но понякога дори предварителната обработка и подготовка на данни може да се окаже трудна задача. За организации от над 100 човека, които не разполагат с добре структурирани данни, може тази стъпка да бъде доста времеемка.
Електронното управление на трудовите досиета е неизбежното бъдеще в сферата на Човешките ресурси. Чрез дигитализацията може да се намали значително административната работа и това да доведе до по-голяма удовлетвореност не само на HR екипа, но и на всички в организацията. Всички от изброените по-горе предизвикателства могат лесно да бъдат преодолени, ако сте избрали система за електронни трудови досиета, която отговаря на нуждите на вашия бизнес, и зад нея стои екип, който ще ви осигури необходимото съдействие по всяко време, когато ви е необходимо.
PROFILE.GURU е именно такова решение.С него не само можете да генерирате документи по предварително създадени шаблони, но и можете само с един клик да ги изпращате за електронно подписване чрез интеграция с DigiSign.В ролята си на администратор, сами определяте достъпа на служителите до различните секции и полета от трудовите досиета, за да защитите чувствителната информация. Продуктът съчетава в едно широка гама от функционалности и лесен за опериране интерфейс. Свържете се с нас на sales@profile.guru и заявете безплатна демонстрация на системата.