Решението за преминаване към електронно трудово досие в много компании е свързано с период на адаптация от страна на служителите. Раздялата с традиционните хартиени носители невинаги е лесна, тъй като електронните системи за управление на човешки ресурси често са непозната сфера за работодатели и работници, а непознатото поражда притеснения. За да може преходният период да мине възможно най-гладко, работодателят следва да информира служителя за нормативната рамка, свързана с електронните трудови досиета, и да го увери, че личните му данни ще бъдат защитени. Разбира се, запознаването с наредбата не е достатъчно – организацията трябва да покрива всички изисквания и да осигури електронна система, която да отговаря на условията, поставени от съответната уредба. В тази статия ще изясним някои от най-често задаваните въпроси по отношение на дигиталните досиета.
Ето какво е вписано по този въпрос в Глава втора от Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя от 2018 г.
Електронните документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя, са:
Повечето софтуерни системи за управление на човешки ресурси разполагат с опция за създаване на шаблони за основните видове документи, което улеснява цялостни процес. По този начин един и същи вид документ може да бъде генериран за няколко души едновременно – например трудов договор за трима новопостъпили служители.
След като договорът е създаден следва да бъде подписан, като е препоръчително това да се случи с квалифициран електронен подпис (КЕП), който да отговаря на законовите условия. Когато работодателят изисква от служителя да използва КЕП, той следва да покрие изцяло разноските по издаването и поддръжката му. Разбира се, работодателят няма право да откаже получаването на документ от работник на хартиен носител. Екземплярите, подписани на хартия, също могат да се съхраняват в електронното трудово досие, но те трябва да бъдат сканирани и върху сканираното копие да се постави електронен подпис, който да удостовери пълното съответствие на снетия електронен образ с хартиения носител.
Важно е да отбележим, че всяка компания е длъжна да осигури на всеки свой служител непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовото му досие. За да гарантира сигурността на съхраняваните данни, работодателят трябва да осигури и механизъм за двуфакторна идентификация при достъп до системата, която ще оперира с човешките ресурси. Всеки потребител следва да достъпва въпросната платформа със собствено потребителско име или имейл адрес, както и с достатъчно надеждна парола. Необходимо е самата система да предоставя информация за лицата, извършили конкретни операции, свързани с трудовите досиета - било то създаване, редактиране, изтриване и други, както и точното време, в които са извършени те. От своя страна, работодателят не бива да допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение на съхраняваните данни, както и случайно или незаконно унищожаване на документите.
Не на последно място е важно въвеждащото за служителите обучение за работа с електронните трудови досиета. Следва да се отдели необходимото време за пълното запознаване на работниците със системата, като предварително се установи кой и до какво ще има достъп. Важно е да се определи кой има право да редактира документи, като обикновено това е само отдел Човешки ресурси, и съответно кой може само да ги разглежда. Всеки служител следва да въведе необходимата парола, с която да достъпва трудовото си досие бързо и лесно по всяко време.
При избор на система за електронно управление на трудовите досиета, организацията следва да избере решение, което да отговаря на най-важните изисквания:
PROFILE.GURU е именно такова решение.С него не само можете да генерирате документи по предварително създадени шаблони, но и можете само с един клик да ги изпращате за електронно подписване чрез интеграция с DigiSign.В ролята си на администратор, сами определяте достъпа на служителите до различните секции и полета от трудовите досиета, за да защитите чувствителната информация. Продуктът съчетава в едно широка гама от функционалности и лесен за опериране интерфейс. Свържете се с нас на sales@profile.guru и заявете безплатна демонстрация на системата.