Прехвърляне от хартиено към електронно трудово досие

Прехвърлянето на хартиени документи в електронен формат в съответствие с българското законодателство изисква спазване на определени изисквания и стандарти. Ето основните стъпки и законови изисквания, които трябва да се имат предвид, съгласно наредбата за вида и изискванията за създаването на съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя:

Чл. 11….
(2) Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в трудовото досие на работника или служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им.
(3) Пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиения носител - със саморъчен подпис.

Сбитата версия на инструкциите в наредбата не звучат много предизвикателно, но все пак би било полезно да се съсредоточим върху основните стъпки в цялостния процес на дигитализация на хартиено трудово досие към електронно трудово досие чрез електронен подпис.

Предпоставка: Закон за електронния документ и електронния подпис

Според този закон, електронният документ има същата юридическа сила като хартиения документ, ако е подписан с квалифициран електронен подпис (КЕП).
За да бъде валиден електронният документ, той трябва да бъде създаден и съхранен по начин, който гарантира неговата автентичност и целостта на съдържанието.

Сканиране и конвертиране в електронен формат

Документите трябва да бъдат сканирани с достатъчно висока резолюция, за да се гарантира тяхната четливост и достоверност.
След сканиране документите могат да бъдат съхранявани в PDF формат или друг подходящ формат, който поддържа електронни подписи и метаданни.

Чл. 6. (1) Електронните документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя, са:
1. едностранни документи, създадени от работодателя;
2. едностранни документи, създадени от работника или служителя;
3. документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение;
4. документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение;
5. други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение.

Квалифициран електронен подпис (КЕП)

За да бъде електронният документ законово признат, той трябва да бъде подписан с КЕП. Това гарантира автентичността и цялостта на документа.
КЕП може да бъде издаден от акредитиран доставчик на удостоверителни услуги. В България такива доставчици включват Борика, InfoNotary и други.

Съхранение на електронните документи

Електронните документи трябва да се съхраняват по начин, който гарантира тяхната защита срещу неупълномощен достъп, промяна или загуба.
Съществуват специализирани системи за управление на документи (DMS), които предлагат сигурно съхранение и лесно управление на електронни документи. Такъв тип система е точнo PROFILE.GURU, която системата не само позволява сигурно съхранение с гъвкав и конкретизиран достъп на видимост и опция за редакция, но и попълване на всякакъв тип други основни и второстепенни данни в трудовото взаимоотношение между работодател и служител. Част от тях биха били дата на назначаване, позиция, отдел, дата на раждане, предишни работодатели, цели, оценки, активи, оформление на визитка и други.

Нормативни изисквания и стандарти

Съобразете се с изискванията на Закона за счетоводството, ако става дума за счетоводни документи.
Документи, които са публични или имат правно значение, трябва да бъдат съхранявани според изискванията на Закона за националния архивен фонд и други приложими нормативни актове.

Архивиране и унищожаване на хартиени документи

След успешно сканиране и електронно подписване на документите, хартиените копия могат да бъдат унищожени, ако няма законово изискване за тяхното съхранение.
Ако се изисква съхранение на хартиените документи, те трябва да бъдат архивирани съгласно приложимите архивни стандарти.

Заключение

Следвайки тези стъпки и съобразявайки се с българското законодателство, ще можете да прехвърлите хартиените документи в електронен формат, като запазите тяхната правна стойност и осигурите тяхната защита. Нещо важно, което също не трябва да забравяме е, че „Работодателят осигурява на работника или служителя непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовото му досие.

PROFILE.GURU е съвременна и удобна система за управление на човешките ресурси и електронното трудово досие. В платформата е покрит целият необходим обхват, включително профили, организационна структура и щатно разписание, обучения, знания, управление на представянето, активи, придобивки и много други. Покрити са и всички изисквания на Наредбата по отношение на начина на съхранение и достъп до документите в трудовото досие. PROFILE.GURU дава възможност и за директно генериране на документи по шаблон и автоматичното им изпращане за електронно подписване чрез интеграция с DigiSign. PROFILE.GURU също така се интегрира безпроблемно със системата за управление на отпуските TIMEOFF.GURU, както и със система за управление на графици и отчитане на отработеното време TIMEON.GURU.