Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя от 2018 (НВИССЕДТДРС или Наредбата) дефинира изискванията към информационните системи за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие.
По време на писане на наредбата сякаш съществуващите системи за управление на човешките ресурси са напълно игнорирани, както и са игноририрани и същестуващите практики за обмен на информация между страните по едно договорно взаимоотношение, пък било то и трудово-правно такова.
Изискванията в Наредбата се съсредоточават върху достъпа и съхранението на документи в електронните трудови досиета. Заложени са и множество технически изисквания към информационната система, включително да има възможност за:
Тъй като част от изискванията излизат извън стандартния обхват на HRM системите, а същевременно бизнесът има нужда от решаване на проблема с хартията и работата от разстояние, на българския пазар се появиха специализирани решения за съхраняването на електронни документи в трудовото досие. За този род системи Наредбата не само задава изискванията, но и определя техния обхват. Но нуждите на HR екипите налагат значително по-цялостен поглед върху тази материя (освен ако в дадена организация работата на HR екипа не се свежда само да създаване и регистриране на документи).
В съвременни организации, които не само на думи твърдят, че хората са най-ценният им актив, обхвата на HR функцията включва огромен спектър от отговорности и дейности. И това е отразено в обхвата на повечето системи за управление на човешките ресурси (HCMS - Human Capital Management System). Според Gartner и тяхното изследване от 2021 "Critical Capabilities for Cloud HCM Suites", основното функционално ядро на тези системи трябва да покрива:
Извън основните функции на HCMS системите влиза цяла допълнителна категория решения, които се причисляват към т. нар. Workforce Management компоненти. Например:
Както можем да видим, управлението на документи е само една позиция от обхвата на всяка стандартна система за управление на човешките ресурси. Разбира се, като нужда е възможно (макар и слабо вероятно) първо да възникне необходимостта от система за управление на документите в трудовото досие, и едва след това да се осъзнае и необходимостта от цялостна система за управление на човешките ресурси. Ако организацията попадне в подобна ситуация, рано или късно ще се наложи или да интегрира две системи, или цялостното заместване на системата за трудовите досиета и мигриране към HCMS.
Същевременно наличните и най-разпространени на пазара HCMS системи за средни и големи организации, които оперират на световно ниво, нямат причина да се съобразяват с всяка локална нормативна промяна на по-малките пазари. Споменаването на изискването за подписване на документите от страна на работодателя с квалифициран електронен подпис буди откровенно недоумение, когато колегите от SuccessFactors, Workday, HiBob или Taleo представят техните решения. Същото недоумение буди и изискването всяко действие в системата да се подписва с квалифициран електронен времеви печат.
И така, поставени в ситуацията, в която системите за електронно трудово досие не покриват цялата необходима за HR-a функционалност, а утвърдените на световния пазар системи за управление на човешките ресурси не отговарят на изискванията на местната нормативна рамка, пред HR екипите стои наистина сложният въпрос към какво решение да се насочат. Дали организацията да се сдобие със система за управление на електронно трудово досие или с цялостна система за управление на човешките ресурси?
PROFILE.GURU е именно такова решение. В него е покрит целият обхват на системите за управление на човешките ресурси, включително профили, организационна структура и щатно разписание, обучения, знания, управление на представянето, активи, придобивки и много други. Покрити са и всички изисквания на Наредбата по отношение на начина на съхранение и достъп до документите в трудовото досие. PROFILE.GURU дава възможност и за директно генериране на документи по шаблон и автоматичното им изпращане за електронно подписване чрез интеграция с DigiSign.